Lopen tijd en kosten bij een project al eens hoger op dan vooraf ingeschat? Dan bent u geen uitzondering. Mensen blijken van nature te optimistisch te zijn over hun eigen kunnen en hebben de neiging de realistische gang van zaken te onderschatten. Hoe kunt u nu de valkuilen vermijden en correcter plannen?
Goede, betrouwbare plannen voor projecten maken is moeilijk; het inschatten van de resourcenoden is vaak erg onbetrouwbaar. Zo slepen projecten vaak (veel) langer aan dan voorzien en lopen de kosten torenhoog op. Enkele voorbeelden zijn het operagebouw van Sydney, dat voorzien was klaar te zijn tegen 1963 - het werd 1973 - en 7 miljoen AUD zou kosten - 102 miljoen was de uiteindelijke kostprijs, of de bouw van het Eurofighter Typhoon-gevechtsvliegtuig, dat zes jaar langer nodig had dan voorzien en 8 miljard euro meer kostte.
Optimisme en pessimisme
Psychologen hebben dit fenomeen onderzocht en gaven het een naam: de 'planning fallacy' of de 'misvatting die planning heet'. Voorspellingen van hoeveel tijd het zal kosten om een geplande taak af te werken zijn optimistisch gekleurd, waarbij de tijd die nodig is onderschat wordt. Deze vooringenomenheid heeft overigens alleen betrekking op de eigen taken: we zijn minder geneigd om onze collega’s te overschatten dan onszelf.
Zes remedies
Toch is de situatie niet hopeloos en kan ze gecorrigeerd worden via een aantal eenvoudige technieken om de optimistische bias te compenseren:
- Baseer je inschatting op de actuele resultaten van andere soortgelijke projecten uit het verleden (‘reference class forecasting’).
- Herinner medewerkers aan de planningsproblemen uit het verleden.
- Ga bij het inschatten uit van de obstakels en niet van het gewenste doel om ‘wishful thinking’ te vermijden.
- Verlaag de druk/incentives die leiden tot optimistische inschattingen.
- Schat wat iemand anders nodig zou hebben om deze taak uit te voeren (‘third person perspective’).
- Splits projecten eerst op in deeltaken, en maak hiervan inschattingen (‘segmentation effect’).
Op zoek naar manieren om uw productontwikkeling te verbeteren? Op 29 september organiseert Sirris de masterclass 'Lean Product Development', die u een praktische stap-voor-stap methodologie bijbrengt voor de integratie van krachtige tools, om het innovatieproces drastisch te verbeteren.
Bron
Dit artikel kadert in het AO project 'Snelheid als competitief wapen' en kwam tot stand met steun van Agentschap Ondernemen en Nieuw Industrieel Beleid.
